Projektmanagement ist komplexer als früher geworden. Die Teamgrößen wachsen. Interdisziplinäre Teams verteilen sich über Standorte und Zeitzonen. Was die Stakeholder betrifft, so wachsen deren Anforderungen und Erwartungen. Kurzfristige Änderungen sind nicht selten. Darüber hinaus entwickelt sich die Technologie rasant. Innovationszyklen sind kürzer, damit schneller – der Anpassungsdruck wächst. Die Informationsverarbeitung muss größere und komplexere Daten bewältigen. Abstimmung und Flexibilität sind gefragt bei globalen Märkten, deren rechtliche Rahmenbedingungen gerecht werden muss.
Natürlich ist Software der Lösungsansatz schlechthin. Doch Software hat meist typische Schwachstellen, wie fehlende Transparenz oder Kommunikationslücken. Und oft ist die benötigte Software einfach nicht im Budget drin.
Dennoch ist Digitalisierung der Schlüssel, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Digitalisierung ermöglicht effiziente Projektsteuerung. Automatische Prozesse und Echtzeit-Transparenz, sowie schnelle Reaktionsfähigkeit auf Marktveränderungen sind einige der Vorteile, die durch die Nutzung von Projektmanagementsoftware entstehen. Digitale Tools und Datenanalyse unterstützen bei der Reaktion auf Kundenbedürfnisse. Teams kommunizieren digital und arbeiten auf Kollaborationsplattformen zusammen. Damit entsteht auf lange Sicht Wettbewerbsfähigkeit. Wer Schritt mit kontinuierlichen technologischen Weiterentwicklungen hält, profitiert am Markt.
| „Wussten Sie, dass 70 % aller Projekte ohne Software ihre Ziele verfehlen?“ |
Die passende Projektmanagement-Software, wie beispielsweise Planisware, ist für Unternehmen das Tor für mehr Erfolg. Im Folgenden möchten wir PMS aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten und herausstellen, was für Unternehmen bedeutend ist.
Was ist Projektmanagement-Software?
Die Kernaufgaben lassen sich mit den folgenden Hauptfunktionen umreißen:
| Hauptfunktionen |
| Aufgaben- und Meilensteinplanung |
| Ressourcenmanagement (Personal, Material, Budget) |
| Dokumentenmanagement |
| Kommunikations- und Kollaborationstools |
PMS lässt sich damit klar von Tabellenkalkulation und den klassischen Projektplanern auf Papier abgrenzen.
Zusätzliche Funktionen in einer PMS könnten sein:
- Automatisierte Workflows
- Reporting und Dashboards
- Mobile Apps für Remote-Teams
Vorteile für Unternehmen
Effizienzsteigerung durch weniger manueller Arbeit. Statusberichte werden automatisch generiert.
Transparenz: Echtzeitüberblick, Fortschrittsanzeigen und Risikobewertung im Blick zu haben, bieten eine gute Basis für Entscheidungen im Verlauf eines Projekts.
Fehlerreduktion: Verzögerungen werden frühzeitig angezeigt.
Skalierbarkeit: PMS funktioniert für kleine Teams aber auch für große Organisationen.
Compliance und Sicherheit: PMS hält und verarbeitet Daten DSGVO-konform. Zugriffskontrollen und Rollenmanagement werden dem geforderten Datenschutz gerecht.
Nebenbei kann PMS die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Denn Stressreduktion durch klare Strukturen entlastet die Projektteams. Teamarbeit selbst wird im digitalen Rahmen gefördert.
Auswahlkriterien für die richtige Software
Unternehmensgröße und Projektkomplexität
| Technische Aspekte | Cloud vs. On-Premise API-Schnittstellen für Integrationen |
| Benutzerfreundlichkeit | Intuitive Oberfläche Schulungsbedarf |
| Kostenmodelle | Lizenz vs. Abo Versteckte Kosten (Add-ons, Support) |
| Sicherheitsaspekte | Datenverschlüsselung Backup-Strategien |
Ein weiterer Aspekt bei der Wahl der passenden PMS könnte Zukunftssicherheit sein. Werden regelmäßige Updates geliefert bzw. installiert? Können KI-Features für Automatisierungen genutzt werden?
Implementierung im Unternehmen
Schritt-für-Schritt
An erster Stelle muss das Unternehmen den tatsächlichen Bedarf eruieren. Welche Funktionen sind wirklich nötig und welche nicht? Mit einem Pilotprojekte und einer Testphase sammelt das Unternehmen erste Erfahrungen, die für die echte Implementierung nutzbringend sind. Im nächsten Schritt müssen Mitarbeiter geschult werden. Der Rollout der PMS erfolgt idealerweise in Etappen.
| Zeitstrahl für die Implementation von PMS |
| Woche 1–2: Bedarfsanalyse und Tool-Auswahl |
| Woche 3–4: Testphase und Feedback |
| Woche 5–6: Schulung und Rollout |
| Woche 7+: Optimierung und KPI-Messung |
Je komplexer die Software, das Projekt und größer die Teams, um so länger gestalten sich die einzelnen Phasen.
Typische Stolpersteine
Nicht selten steigt der Widerstand gegen Veränderungen in Unternehmensteams auf. Unklare Verantwortlichkeiten stellen eine weitere Hürde bei der Einführung von PMS dar.
Best Practices
Bei der Implementierung einer PMS sollte ein Change-Management etabliert werden. Feedback-Schleifen sind dabei essenziell, um kontinuierlich Rückmeldungen aus dem Team einzuholen und Anpassungen am Prozess oder System vorzunehmen.
Ein Bereich, der in der Praxis ins Gewicht fällt, ist die Erfolgsmessung. Dazu sind KPIs für das Projektmanagement notwendig (bspw. zur Termintreue oder Budgeteinhaltung).
Trends und Zukunft im Projektmanagement
KI-unterstütze Automatisierung ist sicherlich ein absehbarer Trend. KI kann Prognosen für Risiken im Handumdrehen erstellen und erleichtert damit die rechtzeitige Erkennung sowie das proaktive Management potenzieller Probleme im Projektverlauf.
Predictive Analytics bedeutet nichts anderes als frühzeitige Erkennung von Engpässen. Diese analytischen Fähigkeiten ermöglichen es, potenzielle Risiken und Herausforderungen im Projektverlauf auf Basis vorhandener Daten zu identifizieren und so rechtzeitig geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
Mobile-first ist ein aktueller Trend und kommt all denen entgegen, die mit Apps unterwegs im Team am Projekt arbeiten möchten.
Nachhaltigkeit ist das Stichwort der Stunde. Hin zu papierlosen Prozessen. Statt Papierstapel und Ordnerstau in Schränken, energieeffiziente Cloud-Lösungen.
Was halten wir fest?
Unsere Abhandlung über Projektmanagementsoftware sollte eines klarstellen: Software ist für Unternehmen kein Luxus mehr, sondern eine absolute Notwendigkeit. Bevor eine Umstellung und Implementierung erfolgt kann klein gestartet, aber groß gedacht werden. Durch die digitale Transformation ergeben sich Wettbewerbsvorteile.
FAQ
Wie hoch sind die typischen Kosten für PM-Software?
Die Kosten für eine PM-Software hängen stark von deren Funktionsumfang ab. Ein weiterer Kostenfaktor kann die Anzahl der Nutzer sein. Auch individuelle Anforderungen spielen bei den Kosten eine Rolle. Meist werden monatliche Grundgebühren berechnet. Die Grundgebühr kann pro Nutzer oder pauschal sein. Die Preisspanne geht von wenigen Euro für eine Basislösung bis zu hunderten Euros für professionelle Systeme mit großem Funktionsumfang.
Ist eine Cloud-Lösung sicher genug für sensible Daten?
Moderne Cloud-Lösungen basieren auf hohen Sicherheitsstandards. Dazu zählen Verschlüsselung, Zugriffsmanagement und regelmäßige Updates. Sensible Daten sind im Rahmen einer modernen Cloud-Lösung gut geschützt. Dennoch sollten Unternehmen die Anbieter sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass alle Datenschutzanforderungen erfüllt werden.
Wie lange dauert die Einführung im Durchschnitt?
Auch hier ist die Einschätzung für die Einführungszeit abhängig von der Komplexität der Software und den Teamgrößen. Die Software-Implementation kann wenige Tage oder mehrere Wochen beanspruchen. Während der Implementationsphase ist Change-Management angesagt. Damit lassen sich alle Beteiligten schnell einbinden. Das sorgt für eine flüssigen Einführungsprozess und eine reibungslose Umstellung.
(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)